Как общаться с израильской бюрократией

Эта информация может быть полезна в общении с различными организациями и в личном документообороте. Помимо советов, я дам несколько линков на разные ресурсы, использование которых весьма упрощает жизнь.

Прежде всего, если вам нужно отправить документы в какую-либо государственную организацию, стоит учесть несколько правил:

- Да, факсы это пережиток прошлого, но подавляющее большинство организаций будут требовать с вас документы факсом. Обязательно уточните, нужно ли звонить перед отправкой факса (в случае, если аппарат совмещен с телефоном) и просить принять факс, и непременно перезвоните через 15 минут удостовериться, что ваш факс получен. Спросите имя человека, подтвердившего получение и запишите его вместе со временем получения. Тогда при последующих разговорах на очередное "ничего не получали, впервые слышу", вы сможете спокойно сказать, что ваш факс получила Рахель в 15:20 во вторник. Если найти факс затруднительно (а так обычно и бывает), документы можно послать по интернет-факсу. Бесплатно в Израиле я пользуюсь, к примеру, ресурсом Freefax.co.il.Следует понимать, что бесплатные услуги довольно ограничены (в частности, у этого ресурса объем загружаемого файла для отправки факсом не должен превышать 97 килобайт), и если вам предстоит длительный процесс обмена документами, можно подумать и о приобретении абонемента на интернет-факс с возможностью получения ответов по факсу. Подобных ресурсов достаточно много.

- Для того, чтобы не метаться в поисках сканера, если вас попросили прислать ту или иную бумажку, установите на свой смартфон или планшет программку CamScanner. В бесплатном варианте она лепит на все создаваемые документы вотермарк "отсканировано при помощи меня" и дает чуть меньший функционал, в сравнении с платным вариантом. Но если вам часто приходится иметь дело с документами, стоит приобрести версию Pro, она многократно окупится. На досуге советую переснять камсканом все ваши зарплатные ведомости, квитанции, письма из Института нацстрахования и так далее, и непременно сделайте копии удостоверений личности и удостоверений репатрианта, залейте все это добро на облако, а самое важное держите в памяти телефона, снадбив тэгами и раскидав по папкам. Программа фотографирует документ при помощи камеры смартфона, выпрямляет по вертикали и горизонтали, очищает и выбеливает и сохраняет в черно-белом, монохромном или цветном вариантах в форматах *.jpg и *.pdf с возможностью мгновенно поделиться по почте или различными мессенджерами.

- Если вы прямо сейчас перед клерком, и он просит документ, который у вас на телефоне, вы можете попросить разрешения прислать этот файл по WhatsApp'у. После чего ЗАБУДЬТЕ личный номер мобильника человека, пошедшего вам навстречу и давшего возможность сократить путь по полю бюрократии. Не нужно звонить ему на личный номер и интересоваться ходом вашего дела, не нужно переводить всю дальнейшую переписку на этот мессенджер и слать грустные смайлики или смешные картинки. Просто НЕ НАДО.

- Еще раз - не надо. Тем более - не надо передавать этот номер своим знакомым с такими же, похожими или абсолютно другими проблемами и вопросами в его и любой другой организации; не надо звонить этому человеку с просьбой перевести что-то в банке или поликлинике, "потому что вы никого больше не знаете", и не надо звонить разговаривать за жизнь, жалуясь на его бездушных преемников. Число людей, готовых пойти дальше предписываемого служебными обязанностями, и без того стремится к нулю, не нужно уничтожать их окончательно. (Простите, наболело).

- Электронная почта. Это совершенно замечательное изобретение человечества, но есть несколько оговорок. Прежде всего, если вы не переписывались с конкретным сотрудником присутствия в прошлом, ваше письмо на 90% вероятности стукнется о казенный файерволл и пролежит, оглушенное, минимум до полуночи, а максимум - до морковкина заговенья: далеко не все клерки умеют открывать служебное письмо от файерволла и освобождать плененные письма. Поэтому в контактах с государственными структурами электронная переписка, как ни парадоксально, далеко не всегда быстрее факсимильной.

- Далее: государственные структуры принимают документы чаще всего исключительно в защищенном формате, то есть, в *.pdf. Документация в *.jpg с большой долей вероятности будет отрезана на подлете тем же бдительным файерволлом. В госструктурах повернуты на информационной безопасности, а эта манечка крайне плохо сочетается с безмозглой техподдержкой и безмозглыми же сотрудниками. В случае, если вы все же обращаетесь по электронной почте - позвоните через 15 минут после отправки письма, удостоверьтесь, что оно получено, спросите, кто именно вам подтвердил получение и как зовут того несчастного, которому ваше дело передают дальше. Если вы отправляете несколько писем подряд, в теме напишите максимально информативно о том, что это ("Вася Пупкин, хочу денег, письмо 3 из 15"). Соответственно, удостоверьтесь, что получены все 15 писем с фотографиями могил ваших еврейских предков или что там вы посылали. То же правило, кстати, верно и для факсов. И непременно указывайте свой номер удостоверения личности, адрес физический и электронный и номер телефона для связи, можно просто автоматической подписью.

- Переформат и объем. Как я уже писала, большинство госструктур не принимают документы в формате *.jpg. Помимо этого, у сотрудников часто ограничен объем принимаемого письма десятью мегабайтами. Поэтому, прежде всего, перефоратируйте картинки в защищенный файл *.pdf, сожмите полученные файлы *.pdf, и если они все еще выбиваются за 10 мегабайт - разбейте один большой *.pdf на несколько файлов меньшего размера. Я для всего вышеперечисленного и для много чего еще пользуюсь услугами бесплатного ресурса Smallpdf. Очень рекомендую. Обязательно используйте превью, чтобы переделать размытый, темный, слишком маленький или по другим причинам нечитаемый документ до того, как вам скажут, что он не удовлетворил получателя. Скажут вам об этом, по закону подлости, в последний разрешенный законом день ответа на ваше обращение - то есть, через две недели после его получения (неполучения). Если же вам выслали стандартную отписку, обходящую этот закон ("ваше письмо получено и передано на проверку") - о нечитаемости ваших документов вы можете узнать через месяц или два. Или никогда.

- Заполнение бланков. В наше благословенное время многие организации делают возможным заполнение бланков на своих сайтах. К сожалению, далеко не все. Второй по удобству вариант - скачать бланк с сайта. Предусматривается, что вы его распечатаете, заполните и подпишете вручную, отсканируете, прогуляетесь до факса и отправите. Этот квест можно сократить при помощи программы Foxit Reader. Распишитесь несколько раз на белом листе, снимите подпись при помощи CamScanner'а, сохраните несколько вариантов в памяти Foxit Reader и подписывайте документы двукратным щелчком мыши. Заполнять их можно при помощи той же программы - правда, на иврите чуть сложнее из-за праворульности нашей чудесной письменности. Впрочем, приноровиться легко. Именно при помощи этой программы я вклеиваю перевод в бланки для подобных помогательных постов.


Автор: Елена Пепел
сотрудник Министерства алии и абсорбции
Источник: Facebook
Фото: Илья Китов